Gérer vos fiches clients et dossiers clients.
Dans Mnémosyne, la fiche client constitue le dossier principal. Elle regroupe les informations du client et sert de point d’ancrage aux missions, documents, notes et éléments de contexte liés à votre travail.
Deux formulations, un même niveau.
Dans ce centre d’aide, les termes « fiche client » et « dossier client » désignent le même espace principal.
Cet espace regroupe l’identité, les coordonnées et les informations administratives du client, mais également les éléments de travail qui lui sont rattachés.
Les missions se situent à l’intérieur de ce dossier client. Elles permettent de distinguer plusieurs affaires, mandats ou sujets de travail lorsque cela est nécessaire.
Créer un nouveau dossier client.
La fiche client est le point de départ. Commencez par les informations nécessaires, puis enrichissez le dossier à mesure que votre travail avance.
Cliquez sur Nouveau client
Utilisez « Nouveau client » dans la barre d’actions ou l’action équivalente disponible dans la vue active.
Renseignez le nom
Donnez à la fiche un nom clair et reconnaissable afin de retrouver facilement le dossier client par la suite.
Ajoutez les informations utiles
Complétez les coordonnées et les informations administratives que vous souhaitez réellement conserver pour votre suivi.
Enregistrez la fiche
Enregistrez le dossier client avant d’y ajouter des missions, documents ou notes de travail.
Centraliser le travail sans tout confondre.
Le dossier client constitue le point commun entre les différents éléments. Chaque type d’information conserve néanmoins son rôle.
Identité & coordonnées
Conservez les informations générales et administratives nécessaires au suivi de la relation avec le client.
Les travaux précis
Une mission structure une affaire, une intervention ou une étape précise située à l’intérieur du dossier client.
Les éléments de travail
Les documents et notes peuvent être rattachés directement au dossier client ou, lorsque cela est pertinent, à une mission précise.
Ce qui a évolué
Consultez l’activité récente pour retrouver rapidement les éléments ajoutés ou modifiés dans le dossier client.
La mission est contenue dans le dossier client.
Le dossier client représente la relation générale avec le client. Il peut regrouper plusieurs sujets de travail.
Une mission sert uniquement à distinguer une affaire, une intervention ou un objectif précis à l’intérieur de ce dossier.
Il n’est donc pas nécessaire de créer une mission pour chaque document. Un document peut rester directement rattaché au dossier client lorsqu’aucun sujet plus précis ne justifie un rattachement supplémentaire.
Comprendre ce qui est lié au dossier client.
Lorsque vous sélectionnez une fiche client, l’inspecteur permet de vérifier les informations et les relations associées à ce dossier.
Il vous aide notamment à comprendre quelles missions, quels documents et quelles autres informations dépendent du client sélectionné.
L’activité récente complète cette lecture en faisant ressortir les éléments qui ont été ajoutés ou modifiés.
Garder une structure facile à comprendre.
Un nom simple et cohérent facilite la recherche et réduit les risques de confusion entre plusieurs clients.
Une mission doit représenter un sujet ou un travail précis, pas devenir une étape obligatoire pour chaque élément.
Un document ou une note peut appartenir au dossier client dans son ensemble ou à une mission précise. Choisissez le niveau qui décrit réellement son contexte.
Créez une fiche client, ajoutez une mission uniquement si votre cas l’exige, puis importez quelques documents et notes. C’est la manière la plus simple de comprendre la structure de Mnémosyne sans la compliquer inutilement.
Vous ne retrouvez pas le bon élément ?
Vérifiez d’abord que vous êtes dans le bon dossier client avant d’examiner les missions ou les autres éléments qui lui sont liés.
Sélectionnez d’abord la bonne fiche client puis consultez les missions du dossier ou utilisez l’inspecteur.
Utilisez la recherche globale avec le nom du client ou un mot-clé du document, puis vérifiez son rattachement.
Créez une mission uniquement si le sujet mérite d’être suivi séparément à l’intérieur du dossier client.
Créez des missions distinctes lorsqu’elles représentent des travaux réellement différents plutôt que de mélanger tous les sujets dans un seul ensemble.
Continuer à structurer votre dossier client.
Besoin d’un autre guide ?
Retrouvez les guides consacrés aux missions, documents, notes, contexte, activité, recherche, réglages et autres fonctions de Mnémosyne.
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