Comprendre le contexte et la contextualisation.
Dans Mnémosyne, une information devient plus utile lorsqu’elle reste reliée au dossier client, à la mission, au document ou à la note qui permet de comprendre pourquoi elle existe et à quoi elle se rapporte.
Le fichier seul ne raconte pas tout.
Mnémosyne ne se limite pas à conserver des fichiers. L’application permet également de garder les relations entre les différents éléments de votre travail.
Un document peut ainsi être rattaché à un dossier client, puis à une mission précise lorsqu’elle existe. Une note peut conserver une décision ou une observation et être reliée aux éléments qu’elle concerne.
Ces rattachements permettent de retrouver plus tard non seulement une information, mais aussi le contexte dans lequel elle avait été utilisée.
Le contexte se construit par les relations.
Chaque élément joue un rôle différent. La contextualisation consiste principalement à le rattacher au bon niveau plutôt qu’à le laisser isolé.
Le point d’ancrage
La fiche client ou dossier client constitue le niveau principal autour duquel les informations sont regroupées.
Le sujet de travail
La mission ajoute un niveau de précision lorsqu’une affaire, une intervention ou un mandat doit être suivi séparément.
La pièce conservée
Un document est rattaché au dossier client et, lorsqu’elle existe, à la mission qui correspond réellement à son usage.
La trace de travail
Une note conserve une décision, une observation ou un suivi et peut être reliée aux éléments concernés.
Rattacher l’information au bon niveau.
Contextualiser ne signifie pas ajouter systématiquement le maximum d’informations autour de chaque élément.
Il s’agit surtout de choisir le rattachement qui décrit correctement sa place dans votre travail.
Si un document concerne l’ensemble de la relation avec un client, le dossier client peut suffire. S’il appartient à une mission précise, ce niveau supplémentaire devient utile.
La bonne contextualisation est donc celle qui permet de comprendre l’élément plus tard sans créer une structure inutilement complexe.
Un document appartient à un contexte.
Lors de l’import, vérifiez d’abord le dossier client auquel le fichier appartient.
Si le document concerne une mission précise, rattachez-le également à cette mission plutôt que de le laisser uniquement au niveau du client.
Une catégorie cohérente complète ensuite ce classement et facilite la recherche future.
Une note peut conserver ce que le document ne dit pas.
Les notes sont utiles lorsqu’une décision, une observation ou un suivi doit rester associé au travail réalisé.
Conservez une courte note lorsque l’appel ou le rendez-vous contient une information importante pour la suite du dossier.
Résumez la décision de façon factuelle afin qu’elle puisse être retrouvée sans devoir reconstruire toute la situation.
Reliez une note lorsqu’un document demande un suivi, une action ou une information qui n’apparaît pas directement dans le fichier.
L’inspecteur montre ce qui est lié à quoi.
Lorsque vous sélectionnez un élément, l’inspecteur permet d’en vérifier rapidement les détails et les relations.
C’est particulièrement utile lorsque vous retrouvez un document ou une note par la recherche globale et souhaitez ensuite comprendre dans quel dossier client ou quelle mission cet élément s’inscrit.
Si vous cherchez pourquoi un document a été ajouté, une note liée peut également fournir l’information de suivi nécessaire.
Précis, sans être compliqué.
Le rattachement explique naturellement l’élément
Le document est lié au bon dossier client et, si nécessaire, à la mission concernée. Une note complète le contexte uniquement lorsqu’elle apporte une information utile.
Ajouter des niveaux qui n’apportent rien
Il n’est pas nécessaire de créer une mission pour chaque document ni de multiplier les relations lorsqu’un simple rattachement au dossier client permet déjà de comprendre correctement l’information.
Si vous retrouvez cet élément plusieurs mois plus tard, les relations visibles suffiront-elles à comprendre à quel client et à quel travail il appartenait ? Si oui, le niveau de contexte est probablement suffisant.
Vous ne comprenez plus où se trouve un élément ?
Utilisez la recherche globale puis l’inspecteur pour retrouver l’élément et vérifier son rattachement.
Recherchez le nom du client, de la mission ou un mot-clé du document, puis ouvrez le résultat pour vérifier son contexte.
Sélectionnez le document puis utilisez l’inspecteur pour vérifier ses relations.
Il n’est pas nécessaire de créer une mission artificielle. Le rattachement au dossier client peut suffire.
Consultez l’inspecteur et vérifiez si une note liée conserve l’information de décision ou de suivi correspondante.
Approfondir le contexte.
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