Importer et organiser vos documents.
Dans Mnémosyne, chaque document est classé dans un dossier client et peut, lorsque cela est pertinent, être rattaché à une mission précise. Le client, le niveau de rattachement et le type de document sont définis directement pendant l’import.
Conserver le fichier avec son contexte.
La zone Documents permet d’importer, classer et prévisualiser les fichiers utiles à votre travail.
Lors de l’import, Mnémosyne vous demande de préciser le dossier client auquel le fichier appartient. Vous choisissez ensuite s’il reste au niveau du dossier client ou s’il doit être rattaché à une mission précise.
Le type de document complète ce rattachement et permet de classer la pièce dans la fiche choisie.
Préparer l’import dans une seule fenêtre.
La fenêtre « Importer un document » regroupe le choix du client, le niveau de rattachement, le type de document et la sélection des fichiers.
Choisissez le client cible
Sélectionnez le dossier client dans lequel le document devra être classé. Le fichier peut être choisi avant, mais l’import final exige un client.
Définissez le rattachement
Conservez « Dossier client uniquement » ou choisissez une mission précise lorsque le document appartient à ce travail.
Choisissez le type
Sélectionnez le type de document correspondant à la pièce que vous souhaitez importer.
Ajoutez les fichiers
Utilisez « Choisir les fichiers » ou glissez-déposez directement vos fichiers dans la zone prévue.
Vérifiez puis importez
Contrôlez le récapitulatif de rattachement puis cliquez sur « Importer » lorsque les informations requises sont renseignées.
L’import final exige qu’un client soit sélectionné.
Une mission est choisie uniquement lorsque le document appartient à un travail précis.
Le contexte est défini avant la validation.
L’import ne consiste pas simplement à sélectionner un fichier. La fenêtre vous permet de déterminer immédiatement où la pièce doit être classée.
Le client cible constitue le rattachement obligatoire. Le niveau de rattachement permet ensuite de conserver le document au niveau du dossier client ou de préciser une mission.
Le type de document définit sa catégorie de classement, tandis que la zone Fichiers permet d’ajouter une ou plusieurs pièces.
Mnémosyne autorise la préparation de la sélection de fichiers, mais le bouton d’import ne peut être utilisé définitivement sans dossier client.
Le type détermine son classement.
Pendant l’import, choisissez le type correspondant au document. Mnémosyne utilise cette information pour classer la pièce dans la fiche sélectionnée.
Le client constitue le dossier parent dans lequel le document sera conservé.
Une mission liée apparaît uniquement lorsque vous choisissez ce niveau de rattachement.
Le type sélectionné devient la catégorie utilisée pour classer le document.
Le rattachement est résumé avant validation.
La partie « Rattachement » de la fenêtre récapitule les informations qui seront utilisées pour classer le document.
Vérifiez notamment le statut, la catégorie, le dossier parent et la mission liée avant de lancer l’import.
Lorsque le niveau choisi est « Dossier client uniquement », aucune mission spécifique n’est associée au document.
Prévisualiser le fichier sans perdre son rattachement.
Après l’import, Mnémosyne permet de prévisualiser les fichiers enregistrés.
Le document reste associé à son dossier client, à son type et, lorsque vous l’avez choisi, à une mission.
Pour examiner plus précisément son contexte et ses relations, sélectionnez le document puis utilisez l’inspecteur.
Retrouver la pièce, puis son contexte.
La recherche globale permet de retrouver un document à partir d’un mot-clé sans parcourir successivement chaque dossier client.
Une fois le fichier retrouvé, l’inspecteur permet de vérifier les informations et les relations associées.
Vous pouvez ainsi retrouver une pièce même lorsque vous ne vous souvenez plus immédiatement du dossier client ou de la mission auxquels elle a été rattachée.
Le document conserve la pièce. La note peut conserver le suivi.
Une note de travail peut être reliée à un document lorsqu’une décision, une observation ou une information de suivi doit rester associée à cette pièce.
Le fichier importé, classé et rattaché au bon contexte.
Une décision, une observation ou un suivi pouvant être relié au document concerné.
Ajoutez-en une uniquement lorsqu’elle apporte une information que le document seul ne permet pas de comprendre ou de retrouver plus tard.
Classer correctement dès l’import.
Vérifiez le client cible
Le dossier client est le rattachement obligatoire. Vérifiez-le avant de valider l’import.
Ne forcez pas une mission
Choisissez une mission uniquement lorsque le document appartient réellement à ce travail précis.
Vérifiez le récapitulatif
Avant d’importer, contrôlez la catégorie, le dossier parent et la mission liée affichés dans le bloc « Rattachement ».
Un document pose problème ?
Vérifiez qu’un dossier client et les informations requises pour l’import ont bien été renseignés.
Vous pouvez préparer la sélection des fichiers, mais l’import final exige une fiche client.
Vérifiez que la fiche client existe et qu’un type de document est disponible.
Choisissez « Dossier client uniquement » comme niveau de rattachement.
Utilisez la recherche globale puis vérifiez son contexte et ses relations dans l’inspecteur.
Approfondir l’organisation des documents.
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Retrouvez les guides consacrés aux dossiers clients, missions, notes, contexte, recherche, activité et réglages de Mnémosyne.
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