Créer et organiser vos missions.
Une mission permet de structurer un travail précis à l’intérieur d’un dossier client. Elle peut représenter une affaire, une intervention, une étape ou un mandat auquel vous pourrez ensuite rattacher des documents et des notes.
Un sujet de travail à l’intérieur du dossier client.
Le dossier client constitue le niveau principal dans Mnémosyne. Une mission ajoute un niveau de structuration lorsqu’un travail précis doit être suivi séparément.
Elle devient particulièrement utile lorsqu’un même client possède plusieurs affaires, interventions ou étapes de travail qui ne doivent pas être confondues.
La mission reste toujours rattachée à un client. Elle ne remplace donc pas la fiche client : elle organise une partie du travail qui se trouve à l’intérieur.
Créez une mission lorsqu’elle apporte du sens.
Il n’est pas nécessaire de créer une mission pour chaque document ou chaque action réalisée pour un client.
Créez-la lorsque le sujet possède suffisamment d’autonomie pour être identifié et suivi séparément dans le dossier client.
Plusieurs sujets différents pour un même client peuvent ainsi devenir plusieurs missions distinctes, toutes rattachées au même dossier client.
Partir du client, puis définir le travail.
Une mission étant toujours rattachée à un client, commencez par ouvrir la fiche client concernée.
Ouvrez le dossier client
Sélectionnez la fiche client à laquelle le nouveau travail doit être rattaché.
Créez une nouvelle mission
Cliquez sur « Nouvelle mission » depuis le dossier client ou utilisez l’action correspondante dans l’interface.
Définissez la mission
Choisissez son type, donnez-lui un titre clair et précisez les informations de suivi nécessaires.
Enregistrez
Vérifiez les informations puis cliquez sur « Enregistrer ». La mission n’est enregistrée qu’après cette validation.
Les principaux champs à renseigner.
La fenêtre de création ou de modification regroupe les informations nécessaires pour identifier le travail et suivre son évolution.
Le client cible rappelle le dossier auquel appartient la mission. Vous pouvez ensuite définir son type, son titre et son statut.
Les dates de début et de fin restent facultatives : activez-les uniquement lorsqu’elles sont utiles pour votre suivi.
Type, titre et statut ne jouent pas le même rôle.
Le type permet de préciser la nature générale de la mission selon votre organisation et votre activité.
Le titre doit permettre de comprendre immédiatement ce qui est suivi. Évitez les intitulés trop génériques ou difficiles à distinguer.
Le statut permet de conserver l’état actuel de la mission et de distinguer les travaux encore ouverts de ceux dont la situation a évolué.
Ajoutez une date seulement si elle est utile.
Les dates de début et de fin peuvent être activées séparément. Une mission peut donc avoir une date de démarrage sans disposer immédiatement d’une date de fin.
Cela permet de suivre un travail ouvert sans imposer artificiellement une échéance qui n’existe pas encore.
Lorsqu’une date devient pertinente, vous pouvez modifier la mission et compléter cette information.
Rassembler les éléments du même travail.
Une fois créée, la mission devient un contexte auquel vous pouvez rattacher les éléments qui appartiennent réellement à ce travail.
Les pièces de la mission
Lors de l’import, sélectionnez le dossier client accompagné de cette mission lorsqu’un document appartient précisément à ce travail.
Les traces du travail
Une note peut être reliée à la mission lorsqu’une décision, une observation ou un suivi concerne ce sujet précis.
Les relations utiles
L’inspecteur permet ensuite de vérifier le contexte et les relations des éléments associés à votre travail.
Une mission doit rester facile à comprendre.
Un objectif lisible
Évitez les intitulés vagues. Le titre doit permettre de comprendre immédiatement quel travail est suivi.
Séparez les sujets distincts
Lorsque plusieurs travaux différents coexistent pour le même client, créez des missions distinctes plutôt que de tout regrouper.
Gardez le contexte cohérent
Rattachez les documents et notes à la mission uniquement lorsqu’ils appartiennent réellement à ce travail.
La mission doit représenter un véritable sujet de travail. Si un document concerne simplement le dossier client dans son ensemble, il peut rester directement rattaché au client.
Recherche d’abord, inspecteur ensuite.
La recherche globale permet de retrouver une mission à partir d’un mot-clé sans devoir parcourir chaque dossier client.
Une fois la mission retrouvée, sélectionnez-la pour consulter son contexte et ses relations dans l’inspecteur.
Vous pouvez également repartir directement du dossier client lorsque vous connaissez déjà le client concerné.
Une mission pose problème ?
Sélectionnez d’abord le bon dossier client puis consultez ses missions ou utilisez l’inspecteur.
Utilisez la recherche globale avec le nom du client ou un mot-clé présent dans le titre de la mission.
Créez-la lorsque le sujet mérite réellement d’être suivi séparément à l’intérieur du dossier client.
Modifiez la mission et activez la date de fin lorsque cette information devient utile.
Après avoir modifié les informations de la mission, validez la fenêtre avec « Enregistrer ».
Continuer à structurer votre travail.
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