Écrire et contextualiser vos notes de travail.
Les notes de travail permettent de conserver rapidement une observation, une décision, un rappel ou un suivi. Vous pouvez écrire au moment où l’information arrive, puis la relier immédiatement ou plus tard au contexte auquel elle appartient.
Garder la trace de ce qui compte dans le travail.
Une note de travail sert à conserver une information qui ne doit pas disparaître entre deux échanges, deux documents ou deux étapes d’un dossier.
Elle peut contenir une observation, une décision, un rappel ou une information de suivi. Le manuel recommande une rédaction factuelle et concise.
Lorsque cela est utile, la note peut ensuite être reliée à un dossier client, une mission, un document ou un autre élément du dossier.
Vous n’avez pas besoin d’avoir tout le contexte immédiatement.
La note peut être rédigée alors que son rattachement n’est pas encore défini.
C’est utile lorsqu’une information doit être conservée immédiatement, mais que vous ne souhaitez pas interrompre votre travail pour retrouver le bon client, la bonne mission ou les bonnes relations.
Dans ce cas, Mnémosyne identifie la note comme « À contextualiser ». Vous pourrez compléter ses relations plus tard.
Écrire maintenant, relier ensuite si nécessaire.
Une note peut être créée depuis un dossier client, une mission ou la vue Notes. Le contexte peut être renseigné dès la création ou complété ultérieurement.
Créez une note
Utilisez la commande de création depuis le dossier client, la mission ou la vue Notes.
Écrivez l’information
Rédigez la note de manière factuelle et concise. Le titre est facultatif.
Ajoutez le contexte
Choisissez le client et ajoutez les relations utiles lorsque vous les connaissez déjà.
Enregistrez
Si le contexte n’est pas encore complet, la note peut rester à contextualiser et être complétée plus tard.
Les propriétés restent autour de la note.
L’inspecteur permet de compléter les propriétés de la note sans alourdir la zone de rédaction.
Vous y retrouvez notamment son type, son importance, son statut et son contexte.
Lorsque le client n’est pas encore défini, l’interface peut afficher « Aucun » et conserver la note dans l’état « À contextualiser » jusqu’à ce que vous complétiez son rattachement.
Relier la note à ce qu’elle concerne réellement.
Le contexte ne consiste pas à remplir systématiquement toutes les relations disponibles. Ajoutez uniquement celles qui permettent de comprendre pourquoi la note existe et à quoi elle se rapporte.
Client
Reliez la note au dossier client lorsqu’elle concerne la relation ou le dossier dans son ensemble.
Mission
Ajoutez une mission lorsque la note se rapporte à un travail précis à l’intérieur du dossier client.
Document
Reliez un document lorsqu’une observation, une décision ou un suivi concerne directement cette pièce.
Autres relations
Utilisez les relations disponibles lorsqu’un autre élément du dossier contribue réellement au contexte.
Ne perdez pas l’information en attendant son classement.
Une information utile peut arriver avant que vous sachiez précisément où la ranger.
Mnémosyne permet de dissocier temporairement ces deux moments : d’abord la capture de l’information, ensuite son rattachement au bon contexte.
La zone « À contextualiser » permet ensuite de retrouver les notes qui nécessitent encore ce travail de rattachement.
C’est un état de travail : la note existe déjà, mais certaines relations pourront être complétées plus tard.
Quand une information mérite de rester dans le dossier.
Le manuel recommande notamment les notes après un échange, une décision ou lorsqu’un document ou une mission doit conserver une trace de contexte. :contentReference[oaicite:1]{index=1}
Appel ou rendez-vous
Conservez les quelques informations qui auront encore de la valeur lorsque vous reviendrez sur le dossier.
Résumer ce qui a été décidé
Gardez une trace factuelle du choix effectué sans devoir réécrire l’ensemble du dossier.
Autour d’une mission ou d’un document
Ajoutez une note lorsque l’un de ces éléments demande une explication, une observation ou une action à suivre.
Une note utile reste simple à relire.
Factuelle et concise
Écrivez suffisamment pour comprendre plus tard ce qui s’est passé, ce qui a été décidé ou ce qui doit être suivi, sans transformer chaque note en compte rendu exhaustif.
Une information impossible à relire
Une phrase trop vague comme « à voir plus tard » perd rapidement son sens. Ajoutez suffisamment d’information pour que la note reste compréhensible lorsqu’elle sera retrouvée plusieurs semaines ou plusieurs mois après.
Utilisez-le lorsqu’il facilite l’identification de la note. Il n’est pas nécessaire d’inventer un titre si le contenu est suffisamment clair à lui seul.
Notes et À contextualiser.
La navigation latérale donne un accès direct à la vue Notes ainsi qu’aux éléments « À contextualiser ».
La vue Notes permet de revenir sur vos traces de travail, tandis que « À contextualiser » permet de repérer les notes dont le rattachement doit encore être complété.
Lorsque vous travaillez depuis un dossier client, vous pouvez également consulter les notes liées directement depuis ce dossier.
Le manuel recommande d’archiver la note lorsqu’elle n’a plus besoin d’être modifiée. L’objectif est de conserver la trace sans continuer à la traiter comme un élément de travail actif. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Conserver la trace sans la laisser ouverte inutilement.
Une note peut rester utile même lorsque son contenu n’a plus vocation à évoluer.
Lorsque le suivi est terminé et que la note ne nécessite plus de modification, archivez-la plutôt que de conserver indéfiniment tous les éléments dans le même état.
Une note pose question ?
Écrivez la note et laissez-la « À contextualiser ». Vous pourrez choisir son client et ses relations plus tard.
Ce statut indique que son contexte peut encore être complété. Ouvrez l’inspecteur pour ajouter le client et les relations utiles.
Ajoutez uniquement celles qui permettent de comprendre à quel client, quelle mission, quel document ou quel autre élément la note se rapporte.
Le titre est facultatif. Vous pouvez conserver la note sans titre si son contenu reste suffisamment clair.
Archivez-la lorsqu’elle n’a plus besoin d’être modifiée.
Approfondir le contexte des notes.
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Retrouvez les guides consacrés aux dossiers clients, missions, documents, contexte, activité, recherche et réglages de Mnémosyne.
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