Exporter un dossier de contexte clair et transmissible.
Préparez une sélection du contexte, des notes, des raisonnements et des pièces utiles, vérifiez le PDF, puis exportez ou imprimez le résultat. Cette fonction est disponible à partir de Mnémosyne 1.4.
Transmettre ce qui compte, sans transmettre tout le coffre.
Un Dossier de contexte rassemble une sélection compréhensible de votre travail : le contexte de la source, les notes et raisonnements utiles, les événements choisis et, si nécessaire, les pièces à joindre.
Vous décidez de ce qui est transmis. Mnémosyne met en forme les informations déjà enregistrées ; il ne rédige pas de synthèse, ne corrige pas vos textes et ne traduit pas leur contenu.
Le Dossier de contexte ne remplace pas l’export de coffre. L’export de coffre sert à la sauvegarde et à la portabilité de vos données ; le Dossier de contexte sert à transmettre une partie de votre travail à un tiers.
Préparer votre premier dossier de contexte.
Le module est désactivé par défaut. Activez-le une fois, choisissez votre activité, puis créez vos dossiers depuis le client ou la mission concernée.
Ouvrez Réglages → Modules
Activez « Export de dossiers ». Désactiver ensuite le module masque ses commandes de création sans supprimer l’historique existant.
Choisissez votre activité
Lors de la première activation, sélectionnez le métier qui décrit votre activité. Ce choix détermine le modèle et les rubriques proposés.
Ouvrez le client ou la mission
Utilisez la source qui correspond réellement au travail à transmettre. Un export Mission est plus ciblé qu’un export Client.
Créez le dossier
Dans le menu d’actions, choisissez « Créer un dossier de contexte… », puis vérifiez la source avant de continuer.
Complétez le contexte dans la fiche Client ou Mission, enregistrez-la, puis relancez la création. L’assistant d’export n’est pas un éditeur des textes métier d’origine.
Choisir ce que le destinataire doit réellement comprendre.
Vérifiez la source, donnez un nom explicite au dossier et sélectionnez uniquement les éléments utiles. Le contexte explicite de la source reste obligatoire.
Donner un titre clair
Le nom est obligatoire et prérempli depuis le client ou la mission. Vous pouvez le remplacer par un titre plus précis. Il sera conservé sur la couverture, dans l’historique et dans les noms de sortie.
Conserver le socle du dossier
Le contexte explicite de la source est inclus et ne peut pas être retiré. Il permet au destinataire de comprendre le cadre du travail transmis.
Sélectionner les éléments utiles
Cochez les notes et raisonnements à transmettre. Les textes sont repris fidèlement : ils ne sont ni réécrits, ni corrigés, ni traduits automatiquement.
Retenir les faits pertinents
Sélectionnez uniquement les événements que le destinataire doit connaître. Les opérations automatiques du journal ne sont pas ajoutées comme faits à transmettre.
Développez les notes, raisonnements ou événements proposés et vérifiez les cases individuelles avant de passer à l’étape suivante.
Référencer une pièce n’est pas toujours la joindre.
Les pièces sélectionnées peuvent être listées dans le PDF avec leur nom et leur taille. Leur fichier n’est livré que dans les modes « Dossier + pièces » ou « Archive ZIP ».
Avec « PDF uniquement », le destinataire reçoit seulement le Dossier de contexte, même si les noms des pièces apparaissent dans le document.
Contrôlez chaque fichier avant transmission : bonne version, contenu, destinataire et éventuelles informations confidentielles.
Vérifier le document avant de le transmettre.
Renseignez uniquement les coordonnées qui doivent apparaître dans le document : nom de l’activité, logo, adresse, email, téléphone, site web et identifiant professionnel.
Choisissez ensuite la langue des intitulés, le format A4 ou Letter, l’affichage des numéros de page et les mentions du document. La couverture standard est incluse dans chaque dossier.
Les changements concernent le dossier en cours. Pour les réutiliser, choisissez explicitement « Enregistrer comme présentation par défaut ».
Choisir la sortie adaptée au destinataire.
Depuis l’aperçu, ouvrez « Exporter… », choisissez le mode souhaité, puis sélectionnez le dossier de destination dans le panneau macOS.
Mnémosyne n’envoie rien automatiquement. Après la confirmation, ouvrez le résultat et contrôlez les fichiers avant de les transmettre avec votre outil habituel.
Les noms de sortie dérivent du Nom du dossier. Un fichier existant n’est jamais remplacé silencieusement.
Retrouver ce qui a été transmis à une date donnée.
L’historique conserve le contenu tel qu’il était au moment de l’export. Les modifications ultérieures du client, de la mission, des notes ou de la présentation ne changent pas les anciens dossiers.
Ouvrez Réglages → Exports → Historique, puis sélectionnez l’entrée voulue pour relire le titre, la source, les rubriques, les pièces et le mode de sortie.
Les informations historiques restent consultables. L’historique ne constitue toutefois pas une copie de secours du PDF ou des pièces.
Elle ajoute une indication visuelle au document ; elle n’ajoute ni mot de passe ni chiffrement au PDF, au dossier ou à l’archive ZIP.
Une fois créés hors du coffre, les PDF, dossiers et ZIP ne bénéficient plus du chiffrement documentaire du coffre. Utilisez une destination et un canal de transmission adaptés à la sensibilité des données.
Transmettre le minimum utile, avec suffisamment de contexte.
Utilisez un titre suffisamment précis pour que le destinataire comprenne immédiatement le sujet du document.
Conservez uniquement les notes, raisonnements, événements et pièces nécessaires au destinataire.
Vérifiez toutes les pages avant envoi. Corrigez les textes métier dans leur source d’origine, puis créez un nouvel export si nécessaire.
Si le dossier a évolué depuis la dernière transmission, créez un nouvel export depuis la source plutôt que de considérer l’ancien fichier comme à jour.
Un élément manque ou bloque la sortie ?
Vérifiez d’abord la source, les rattachements et les sélections avant de recommencer l’export.
Vérifiez que « Export de dossiers » est activé dans Réglages → Modules, puis ouvrez le menu d’actions du client ou de la mission.
Vérifiez son rattachement à la source choisie, son état et sa sélection individuelle. Seuls les raisonnements validés sont proposés.
Vérifiez le titre de sa note parent. Sans titre exploitable, le document utilise le libellé « Raisonnement ».
Retirez l’élément s’il n’est plus nécessaire ou sélectionnez à nouveau le fichier depuis sa source avant de poursuivre.
Vérifiez que le disque est connecté, que la destination est accessible et qu’elle dispose d’assez d’espace avant de réessayer.
Préparer un dossier avant sa transmission.
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