Mnémosyne et DEVONthink sont deux applications conçues pour Mac, mais elles ne partent pas du même problème.
DEVONthink est un gestionnaire de documents et d’informations. Il permet de construire des bases documentaires, de classer des fichiers, de les rechercher, de les annoter, de les relier et d’automatiser une partie de leur traitement.
Mnémosyne part d’un autre point de départ.
Son objectif est de conserver la continuité d’un dossier professionnel : le client, la mission, les documents, les notes, les décisions, le raisonnement et la chronologie qui permettront de comprendre ce dossier lorsque le temps aura passé.
La différence n’est donc pas principalement une question de puissance.
C’est une question de modèle de travail.
DEVONthink part du document
Dans DEVONthink, les documents constituent le centre du système.
Ils peuvent être organisés dans des bases et des groupes, recevoir des tags ou des métadonnées, être reliés entre eux et retrouvés grâce à des fonctions de recherche avancées.
Pour quelqu’un qui gère une quantité importante de PDF, d’archives, d’e-mails, de notes, de documents numérisés ou de fichiers de référence, cette approche est cohérente.
On peut également construire une organisation par client :
Client A
→ Contrats
→ Correspondances
→ Études
→ Documents techniques
→ Factures
Ou organiser les données par projet, période ou sujet.
DEVONthink offre beaucoup de liberté pour construire cette structure.
Mais cette liberté signifie également que le sens professionnel du dossier reste largement défini par l’utilisateur.
Mnémosyne part du dossier client
Mnémosyne ne considère pas le dossier comme un simple groupe de documents.
Le système connaît des éléments comme :
Client → Dossier → Mission → Documents → Notes → Décisions → Chronologie
Cela change le rôle du document.
Un PDF n’est plus seulement un fichier classé dans une base.
Il peut être une source liée à une mission, à une décision ou à un raisonnement.
Une note peut appartenir à un dossier précis.
Une décision peut conserver son contexte, les options étudiées et les raisons de l’arbitrage.
L’objectif n’est donc pas de construire la meilleure bibliothèque documentaire possible.
Il est de permettre de répondre, plusieurs mois plus tard, à une question différente :
Que s’est-il réellement passé dans ce dossier ?
Retrouver un document n’est pas retrouver un dossier
C’est probablement la distinction la plus importante entre les deux approches.
Imaginez un dossier repris après six mois.
Vous cherchez un contrat précis.
DEVONthink est parfaitement adapté à ce type de recherche documentaire.
Mais si la question devient :
Pourquoi avions-nous finalement choisi cette solution alors que deux autres avaient été envisagées ?
le problème change.
Il ne suffit plus nécessairement de retrouver un fichier.
Il faut retrouver le contexte, les échanges, le raisonnement, la décision et les éléments qui ont conduit à cette décision.
Ces informations peuvent parfaitement exister dans une base documentaire.
Mais il reste à comprendre leur relation.
Mnémosyne cherche précisément à conserver cette relation avec le dossier.
Le document comme source, pas comme mémoire complète
Un document peut contenir une information importante sans expliquer toute son histoire.
Un devis peut montrer ce qui a été proposé.
Un contrat montre ce qui a finalement été signé.
Un compte rendu montre ce qui a été discuté à une date donnée.
Mais aucun de ces documents ne garantit à lui seul que l’on retrouvera, huit mois plus tard, le raisonnement qui relie ces éléments.
C’est là que Mnémosyne introduit une couche supplémentaire.
Une décision peut conserver :
- le problème à résoudre ;
- le contexte ;
- les options étudiées ;
- la solution retenue ;
- les raisons du choix ;
- les options écartées ;
- les risques identifiés ;
- les conséquences ;
- les documents ayant servi de source.
Le document conserve la preuve ou l’information.
La mémoire du dossier conserve pourquoi cette information comptait.
Peut-on construire cela dans DEVONthink ?
En partie, oui.
DEVONthink est suffisamment flexible pour créer des groupes, des tags, des métadonnées personnalisées, des liens entre documents ou différentes structures de classement.
Un utilisateur expérimenté peut donc créer une organisation très élaborée.
Il pourrait par exemple construire :
- une base par activité ;
- un groupe par client ;
- un sous-groupe par mission ;
- des métadonnées dédiées aux décisions ;
- des liens entre documents ;
- des règles automatiques pour classer certains contenus.
Techniquement, beaucoup de choses sont possibles.
Mais ce système doit être imaginé, configuré puis maintenu.
Mnémosyne prend le problème dans l’autre sens.
Le modèle client, dossier, mission, décision, raisonnement et chronologie appartient déjà au produit.
L’utilisateur n’a pas à transformer un gestionnaire documentaire en système de mémoire professionnelle.
Deux manières d’aborder un même dossier
| Besoin | Mnémosyne | DEVONthink |
|---|---|---|
| Client et dossier | Structure native | Structure à construire |
| Missions | Natives | À représenter dans l’organisation |
| Documents | Rattachés au dossier | Cœur du produit |
| Recherche documentaire | Adaptée au dossier | Très approfondie |
| OCR et documents numérisés | Fonction documentaire ciblée | Terrain historique du produit |
| Métadonnées documentaires | Ciblées | Très configurables |
| Automatisation documentaire | Secondaire | Très développée |
| Décision professionnelle | Objet structuré | À modéliser |
| Raisonnement d’une décision | Structure dédiée | À documenter |
| Options acceptées/refusées | Structurées | À organiser |
| Chronologie du dossier | Native | À construire |
| Mémoire globale du dossier | Native | Dépend de l’organisation créée |
Ce tableau montre surtout que les deux logiciels ne cherchent pas à optimiser la même chose.
DEVONthink est plus logique lorsque le volume documentaire domine
Il existe des situations où choisir Mnémosyne à la place de DEVONthink aurait peu de sens.
Si votre problème principal est de gérer une grande quantité de documents, d’archives, de PDF numérisés, de courriers, d’e-mails ou de sources documentaires, DEVONthink dispose d’une profondeur fonctionnelle supérieure sur ce terrain.
Il propose notamment des fonctions avancées d’OCR, de versionnement, de recherche, de métadonnées et d’automatisation documentaire.
Mnémosyne ne cherche pas à remplacer ce type de bibliothèque documentaire.
C’est important, car vouloir couvrir ce terrain ferait perdre au produit sa raison d’être.
Mnémosyne devient plus pertinent lorsque le contexte domine
Le problème auquel répond Mnémosyne apparaît lorsque les documents existent déjà, mais ne suffisent plus.
Le consultant retrouve le contrat.
Il retrouve la présentation.
Il retrouve ses notes.
Mais il doit encore comprendre :
Pourquoi cette orientation ?
Pourquoi cette option a-t-elle été abandonnée ?
Quel risque avait été accepté ?
Qu’est-ce qui avait changé entre deux réunions ?
Quelle décision avait finalement été prise ?
C’est la continuité intellectuelle du dossier qui manque.
Mnémosyne cherche à préserver cette continuité.
Cette logique rejoint directement la manière de conserver l’historique des décisions d’un projet client et de retrouver le contexte d’un dossier plusieurs mois plus tard.
La recherche n’est pas le seul enjeu
DEVONthink dispose de fonctions de recherche particulièrement poussées.
Il serait donc absurde de présenter Mnémosyne comme un meilleur moteur de recherche documentaire.
Ce n’est pas l’enjeu.
Une recherche peut retrouver vingt documents très pertinents.
Mais si la question porte sur une décision passée, il reste parfois à comprendre lequel de ces documents a joué un rôle dans cette décision et pourquoi.
Mnémosyne cherche à éviter cette reconstruction.
La différence peut être résumée ainsi :
Recherche documentaire : retrouver l’information.
Mémoire professionnelle : retrouver l’information dans son contexte.
Les deux besoins peuvent coexister.
Ils ne sont simplement pas identiques.
L’IA n’est pas non plus le facteur de différenciation
DEVONthink propose aujourd’hui des fonctions d’intelligence artificielle et permet même de connecter différents modèles ou assistants externes.
Mnémosyne ne peut donc pas se différencier sérieusement en disant simplement : « nous avons Clara ».
Et ce n’est pas souhaitable.
Dans Mnémosyne, la mémoire professionnelle doit rester exploitable indépendamment de Clara.
Les clients, dossiers, missions, décisions, sources et relations existent d’abord comme une structure durable.
Clara intervient ensuite pour aider à clarifier, retrouver ou comprendre.
Elle n’a pas pour fonction de décider après coup ce que le dossier aurait dû conserver.
Les deux outils peuvent-ils coexister ?
Oui.
C’est même l’un des rares comparatifs où cette réponse est particulièrement logique.
Une organisation pourrait utiliser DEVONthink comme bibliothèque documentaire profonde et Mnémosyne comme mémoire opérationnelle des dossiers clients.
Mais pour un indépendant, utiliser les deux n’a de sens que si le volume documentaire le justifie réellement.
Ajouter un second outil uniquement parce qu’il est puissant crée aussi davantage de gestion.
Il vaut mieux partir du problème réel.
Si le problème est :
J’ai trop de documents et je dois mieux les classer, les rechercher et les exploiter.
DEVONthink correspond davantage au besoin.
Si le problème est :
Je retrouve mes documents mais je perds le contexte, les décisions et le fil de mes anciens dossiers.
Mnémosyne est construit précisément pour cela.
Mnémosyne ou DEVONthink ?
La réponse dépend donc moins du nombre de fonctions que de ce que vous cherchez à préserver.
DEVONthink convient davantage lorsque le document constitue l’actif principal.
Mnémosyne convient davantage lorsque le dossier, son évolution et les décisions prises constituent l’actif principal.
Pour un consultant qui gère plusieurs missions et doit régulièrement reprendre un dossier après plusieurs semaines ou plusieurs mois, cette différence est importante.
Le besoin n’est pas seulement de retrouver ce qui a été enregistré.
Il est de retrouver le fil qui relie les informations entre elles.
Conclusion
DEVONthink est un gestionnaire documentaire puissant.
Mnémosyne n’a aucun intérêt à essayer de devenir un DEVONthink simplifié.
Son territoire est différent.
Le document est important, mais il n’est qu’une partie du dossier professionnel.
Les décisions, le raisonnement, les relations entre les éléments et leur évolution dans le temps constituent une autre forme d’information.
C’est cette mémoire que Mnémosyne cherche à préserver.
DEVONthink organise et exploite les documents.
Mnémosyne préserve le contexte qui permet encore de comprendre le dossier lorsque le temps a passé.
